Holla Sobat Akundankawan!! SOP atau Standard Operating Procedure dalam suatu instansi sangatlah penting, tetapi dalam pembuatannya tidak dapat luput dari kesalahan, nah kali ini Akundankawan akan share mengenai Analisis Mengenai Kesalahan Dalam Pembuatan SOP (Standard Operating Procedure)
A. Hal-hal
yang dapat menjadi penyebab kesalahan dalam pembuatan atau penerapan SOP dalam
penanganan pekerjaan kantor.
1. Kurangnya
komunikasi antara pegawai bawahan dengan atasannya
2. Pegawai tidak melakukan pekerjaan dengan baik
3. Kurang disiplinnya pegawai Adanya inefisiensi dari pegawai
4. Kurang tanggung jawabnya pegawai Pegawai tidak terlalu mengetahui
5. dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi
6. Kurangnya sosialisasi mengenai SOP bagian secara detail
2. Pegawai tidak melakukan pekerjaan dengan baik
3. Kurang disiplinnya pegawai Adanya inefisiensi dari pegawai
4. Kurang tanggung jawabnya pegawai Pegawai tidak terlalu mengetahui
5. dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi
6. Kurangnya sosialisasi mengenai SOP bagian secara detail
B. Dampak
atau akibat yang terjadi dari kesalahan pembuatan dan penerapan SOP.
Apabila
sebuah tugas dilaksanakan tidak sesuai dengan SOP yang berlaku, maka akan
terjadi kesalahan terhadap pelaksanaan tugas tersebut. Dan akan berakibat pada
proses bisnis perusahaan yang tidak berjalan mulus sesuai dengan yang
direncanakan akibatnya lagi akan memperburuk kondisi perusahaan itu baik dari
segi finansial juga manajemennya.
Banyaknya
kesalahan dalam menjalankan suatu perusahaan akan berakibat pada prosedur kerja
yang berbanding terbalik dari yang sudah direncanakan oleh perusahaan tersebut.
Selain itu, akan terdapat kesulitan untuk menemukan dan mencari dokumen penting
yang dibutuhkan sewaktu-waktu karna tidak berjalannya SOP.
C. Langkah-langkah yang harus dilakukan untuk
mengatasi masalah pada poin “A”.
Pembuatan SOP
harus mengikuti prosedur dan langkah-langkah yang sudah teruji dengan
memperhatikan beberapa hal sebagai berikut:
1. SOP harus
ditulis dan menjelaskan secara singkat langkah demi langkah, fleksibel dan
dapat disesuaikan dengan kondisi yang berubah
2. Tampilan
SOP harus mudah dibaca dan dimengerti dengan cepat dan berusaha mendapatkan
arus pekerjaan yang sebaik-baiknya
3.
Menggunakan kata kerja dalam kalimat aktif bukan kalimat pasif. Pembaca SOP
diharapkan melakukan sesuatu bukan mengharap melakukan sesuatu. Contoh: ‘Kirim
spesifikasi ke vendor’ bukan ‘Spesifikasi dikirim ke vendor’.
4.
Menggunakan pernyataan positif, bukan pernyataan negatif. Contoh: ‘Lengkapi
lembar kerja buku dan kembalikan ke pengadaan’ bukan ‘Jangan dikembalikan
sebelum lembar kerja dilengkapi’.
5.
Menggunakan instruksi yang singkat dan jelas dalam satu kalimat. Contoh: ‘Kirim
buku ke Bagian Pengolahan’
6.
Spesialisasi harus dipergunakan sebaik-baiknya, mencegah kekembaran (duplikasi)
pekerjaan dan harus ada pengecualian yang seminimun-minimunya terhadap
peraturan
7.
Pencegahan penulisan, gerakan dan usaha yang tidak perlu dan mencegah adanya
pemeriksaan yang tidak perlu
8. Pembagian
tugas tepat dan memberikan pengawasan yang terus menerus atas pekerjaan yang
dilakukan
9. Tiap
pekerjaan yang diselesaikan harus memajukan pekerjaan dengan memperhatikan
tujuan
10.
Pekerjaan tata usaha harus diselenggarakan sampai yang minimum
D. Contoh
studi kasus kesalahan dalam pembuatan atau penerapan SOP yang disertai dengan
penyelesaian masalah.
Dalam suatu
perusahaan terjadi kesalahan dalam pembuatan atau penerapan SOP yaitu urutan
tahapan yang terbalik. Pada saat Manajer perusahaan, Staff dan Klien sedang melakukan
rapat. Layar proyektor yang sedang digunakan presentasi tiba-tiba mati. Padahal
petugas yang biasanya menyiapkan layar poyektor sudah mengikuti SOP yang sudah dibuat
oleh perusahaan beserta tim penyusun SOP yaitu :
1. Menghidupkan
layar proyektor
2. Check
apakah ada kabel yang bermasalah
3. Hubungkan
proyektor dengan listrik
4. Lihat LCD
bila lampu indicator berwarna orange berarti LCD siap dipakai
5. Tekan
tombol power sekitar dua detik (di remote) tunggu sampai
6. indikator
berwarna hijau dan display tampil penuh selama 10 – 30 detik
7. Port LCD
dihubungkan ke notebook melalui kabel VGA
8. LCD siap
digunakan
Mematikan
LCD :
1. Lepaskan
kabel VGA LCD yang terhubung ke laptop
2. Matikan
saklar
3. LCD sudah
dimatikan
Setelah
diselidiki ternyata terjadi konsleting listrik akibat kesalahan dalam mematikan
layar proyektor. Seharusnya setelah melepaskan kabel VGA LCD yang terhubung ke
laptop, petugas harus menekan tombol power sekitar 2 detik (di remote) tunggu
sampai lampu indikator LCD berwarna orange dan display tidak tampil lagi.
ConversionConversion EmoticonEmoticon